发送催告函时，应该使用挂号信或快递等可追踪邮件服务，以确保函件被成功送达与签收。同时保留寄出日期和相关发票、合同等证据，以备日后使用。

在邮寄前，应仔细检查所有信息的正确性与完整性，并确保对方收到函件的时间给与足够的回应。