以下是一些步骤：

1. 确定采购项目：列出所有需要采购的物品或服务，包括原材料、设备、办公用品等。

2. 制定预算：为每个采购项目设定预算，这通常是基于市场调研、历史数据和供应商报价。

3. 设定时间表：为每个采购项目设定预期的购买时间点或阶段。

4. 创建表格：在Excel或其他电子表格软件中创建一个表格，将以下信息包含在内：

(1) 采购项目名称

(2) 预算金额

(3) 计划采购时间

(4) 实际采购时间

(5) 实际花费金额

(6) 预算与实际差异

(7) 进度状态（如计划中、进行中、完成）

5. 填写数据：根据采购计划和实际采购情况填写表格。确保实时更新数据以反映最新情况。

6. 分析差异：定期检查预算与实际花费之间的差异，并分析原因。如果发现超支，需要采取措施来控制成本。

7. 更新进度：随着项目的进行，更新每个采购项目的进度状态。这有助于管理层了解整个采购过程的进展情况。

8. 复审和调整：根据实际情况，可能需要对预算或时间表进行调整。确保这些调整被记录在表格中，并且所有相关人员都了解这些变化。

9. 报告：定期向管理层提供进度报告，包括预算执行情况和任何需要注意的问题。